3 דרכים לכתוב מייל להזמנת פגישה

תוכן עניינים:

3 דרכים לכתוב מייל להזמנת פגישה
3 דרכים לכתוב מייל להזמנת פגישה

וִידֵאוֹ: 3 דרכים לכתוב מייל להזמנת פגישה

וִידֵאוֹ: 3 דרכים לכתוב מייל להזמנת פגישה
וִידֵאוֹ: 3 כלים פסיכולוגים לשכנע ולהשפיע על כל אחד בקלות | איך לשכנע אנשים לעשות מה שאתם רוצים 2024, מרץ
Anonim

כדי לקבוע פגישה, יהיה עליך להעביר את הפרטים לכל המשתתפים בצורה ברורה וקצרה. עליך לומר מתי תתקיים הפגישה, היכן היא תהיה ואילו נושאים ידונו. כלול הערות אם הפגישה זקוקה להכנה או חומרים. השתמש בדוא ל הרגיל או באפליקציית Outlook, רק הקפד לכלול את כל הפרטים החשובים ביותר כדי שהאורחים יידעו למה לצפות.

צעדים

שיטה 1 מתוך 3: כתיבת נושא טוב

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 1
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 1

שלב 1. כתוב נושא קצר ורלוונטי מאוד עם התאריך והנושא שיש לדון בו בפגישה

הכנסת פרטים אלה מאפשרת לאנשים לדעת מיד מתי תהיה הפגישה ומה יכוסה בה, מבלי לפתוח אפילו את המייל. לדוגמה, כתוב "פגישה ב -12 באוגוסט: הנחיות דיווח חדשות".

אַזהָרָה:

אם לא תשים את נושא הפגישה, סביר להניח שאנשים יגיבו בשאלה אם הוא יופנה למחלקה שלהם או אם יש צורך בהשתתפות. מעדיף לפרסם את הנושא!

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 2
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 2

שלב 2. בקש אישור נוכחות בנושא

אם אתה צריך לדעת מי ישתתף בפגישה, בקש מאנשים לאשר שהם יצטרפו לנושא המייל מייד. כך הם יידעו שהם צריכים להגיב מהר ככל האפשר עוד לפני שהם פותחים את המייל. אתה יכול לכתוב “שישי 06/10 | פגישת משאבי אנוש - אנא אשר נוכחות.”

או "אנא אשר נוכחות: פגישת משאבי אנוש בתאריך 06/10"

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 3
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 3

שלב 3. ציין אם מדובר בישיבת חירום בשורת הנושא של הדוא"ל

אם הנושא שיש לטפל בו הוא דחוף או דורש פעולה מהירה ויש לקיים את הפגישה באופן מיידי, שים דחיפות זו בשורת הנושא של המייל. לדוגמה, אתה יכול לכתוב משהו כמו "פגישת חירום | יום שני 31/3: אבטחת סייבר ".

חשוב להזכיר שמדובר במקרה חירום ולציין על מה יידונו בפגישה

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 4
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 4

שלב 4. ציין אם נדרשת נוכחות או הצעה

אם אתה עובד בחברה גדולה, ייתכן שחלק מהעובדים לא יידרשו בכל הפגישות. ציין לאיזו מחלקה הפגישה תהיה רלוונטית כבר בנושא, או אמרי אם הנמענים צריכים להגיע או לא. לדוגמה, תוכל לשים את "פגישת חובה נציג השיווק 6/10".

אם הפגישה אינה חובה, תוכל לכתוב משהו כמו: "הפגישה המוצעת תתקיים בתאריך 06/10. הנושא הוא טקטיקות מחקר יעילות."

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 5
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 5

שלב 5. כתוב את כל המילים בנושא כך שאף אחד לא יתבלבל

שימוש בקיצורים עשוי להיראות כמו רעיון טוב, אך הם אינם ספציפיים כמו מילים שלמות ויכולים לגרום לאנשים להתבלבל. לדוגמה, "Att" יכול להיות "בכנות" או "תשומת לב", בהתאם למצב.

זה בסדר להשתמש בראשי תיבות נפוצים כגון "RH", "CFO" או "רביעי". (מקוצר ביום רביעי)

שיטה 2 מתוך 3: מתאר את גוף המייל

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 6
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 6

שלב 1. כתוב מבוא קצר וידידותי והערות קצרות

אם אתה עובד בחברה גדולה ועדיין אינך מכיר את כולם, הציג את עצמך. כמו כן, חשוב להוסיף בהקדמה קצרה זו האם אנשים צריכים להביא מסמכים או חומרים לפגישה.

הפוך מבוא אישי יותר או רלוונטי יותר ליצירה. למשל "שלום לכולם בצוות! אני נרגש לקראת השקת התוכנית החדשה בשבוע הבא!”

עֵצָה:

פרסם תזכורת למה אנשים צריכים להביא או דברים שהם צריכים לסיים לפני שהם הולכים לפגישה. לדוגמה, "תזכורת: אנא הביאו ארבעה עותקים מודפסים של רשימת אנשי הקשר המעודכנים שלכם לספקים."

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 7
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 7

שלב 2. הזן את התאריך והשעה של הפגישה בשורה נפרדת כך שיודגש

מכיוון שמידע זה חיוני כדי שאנשים יוכלו להשתתף בפגישה, עדיף להבהיר אותו ומנותק משאר הטקסט. תן שתי שורות זה מזה מעל ולמטה והפוך את הטקסט מודגש.

  • דוגמה: "6 באוקטובר, בין השעות 10:30 ל -11: 45."
  • אם הפגישה מקוונת, הודע לאזור הזמן כך שאנשים רחוקים יותר לא יחמיצו את הפגישה עקב תקשורת שגויה. שים את "6 באוקטובר, בין השעות 10:30 ל -11: 45 (שעון המזרח)".
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 8
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 8

שלב 3. שים את המיקום אחרי התאריך והשעה

הפוך את המיקום לבולט כמו התאריך והשעה, במיוחד אם הפגישה תתקיים במיקום חדש וקשה לאתר אותו או אם אתה יודע שחלק מהאורחים אינם מכירים את המקום היטב. אם הפגישה היא וירטואלית (בין אם מדובר בפורום חי או בווידאו צ'אט), ספק את הקישור לפורום או קישור הווידאו לגישה נוחה.

כאשר אתה מסביר היכן המקום, ודא שהכל מפורט. לדוגמא: "אנא השתתף בישיבה בחדר 592 בבניין טימארן (Av. Faria Lima, 3240). חדר 592 נמצא בקומה השנייה של הבניין. קח את המעלית בקומת הקרקע ועבר לקומה ה -12 ולאחר מכן השתמש במעלית באגף הדרומי (משמאלך) כדי להגיע לקומה ה -59

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 9
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 9

שלב 4. ציין את מטרת הפגישה

יידעו את המשתתפים מה מטרת המפגש. הכנסת לוח זמנים קצר עוזרת לאנשים לדעת מה הם צריכים לעשות לפני היום. אתה יכול פשוט לפרסם את הנושא (כגון "עדכון בנושא אבטחת סייבר") או לפרסם לוח זמנים כמו:

  • 10: 30-10: 45: שיתוף עדכוני פרויקטים.
  • 10: 45-11: 10: השוואה ובחירה של הצעות משתלמות.
  • 11: 10-11: 30: סיעור מוחות והשקת מטרות.
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 10
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 10

שלב 5. עיין בדוא"ל כדי לתקן שגיאות דקדוק או מידע שגוי

הדברים החשובים ביותר הם התאריך, השעה והמקום של הפגישה. עליך לוודא שהמידע הזה נכון! עיין גם במבוא, בלוח הזמנים או בחלקים אחרים כדי לוודא שכתבת את כל מה שאתה צריך.

קרא את הדוא"ל בקול רם כדי לוודא שהמשפטים קלים להבנה וקצרה לפני השליחה

שיטה 3 מתוך 3: שימוש ב- Outlook או ביישום לוח שנה משולב אחר

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 11
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 11

שלב 1. לחץ על "פגישה חדשה" בכרטיסייה "בית" ב- Outlook

אם החברה שלך משתמשת במסד נתונים לתקשורת עם לוח שנה מובנה, כגון Outlook, השתמש בכלי זה כדי לתזמן את הפגישה. לרוב זו הדרך הטובה ביותר ליצור קשר עם האנשים שאתה עובד איתם.

אם החברה שלך לא משתמשת ב- Outlook או משהו כזה, השתמש בדוא"ל שסיפקה החברה כדי לשלוח את ההזמנה לפגישה

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 12
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 12

שלב 2. בחר את התאריך והשעה בחלון "עוזר התזמון"

לאחר יצירת פגישה חדשה, חלון לוח השנה ייפתח על המסך. לחץ על "עוזר תזמון" ובחר את התאריך והשעה הזמינים לפגישה.

בדוק שכל המשתתפים יהיו זמינים באותו היום והשעה. בהתאם ליישום שהחברה שלך משתמשת בו, ייתכן שיהיה עליך להתאים את הגדרות הצפייה שלך כך שתוכל לראות את לוח הזמנים של כולם (בנוסף לשלך)

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 13
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 13

שלב 3. הוסף משתתפים על ידי הקלדת שמם או שימוש בפנקס הכתובות

לחץ על סרגל הטקסט כדי להזין שמות באופן ידני או גלול מטה דרך פנקס הכתובות ובחר שמות משם. השתמש בפונקציה "עוזר תזמון" כדי לבדוק זמינות של אנשים אחרים.

אם אנשים אינם זמינים, שמם יסומן. האשף אפילו יציג המלצות על זמן להתאמה טובה יותר ללוחות הזמנים של המשתתפים

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 14
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 14

שלב 4. הזן את זמני ההתחלה והסיום של הפגישה

וודא שהתאריך תואם לזה שבחרת קודם ולחץ על כפתור לוח השנה כדי לבצע את השינויים הדרושים לך. השתמש בחצים למטה מימין לאפשרויות הזמן ובחר באיזו שעה יתחיל הפגישה ובאיזו שעה היא תסתיים.

הכנסת הזמן הסופי היא דרך לכבד את הזמן של אנשים, מכיוון שהיא עוזרת להם לדעת למה לצפות ומאפשרת להם לתכנן כיצד ילכו לפגישה או יתארגנו ביחס לשאר המשימות שיש להם באותו יום

כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 15
כתוב מייל להזמנת פגישה שלב 15

שלב 5. לחץ על "פגישות" בכרטיסייה "פגישה" בחלק העליון של המסך

כאשר תלחץ, תועבר למסך הפגישות הכלליות ותוכל לראות את הפגישה שהזמנת זה עתה. כלול את הנושא, המיקום והערות אחרות כאן.

אם אינך רואה את הפגישה שלך על המסך, חזור ולעשות את התהליך שוב

כתוב דוא
כתוב דוא

שלב 6. היו ספציפיים בנושא, במיקום שלכם ובמידע רלוונטי אחר

יידע את המשתתפים על מה המפגש בקצרה (למשל, "בדיקת המוצר הקרוב"). הסבירו היטב גם היכן המקום ותן הנחיות כיצד להגיע לשם אם הוא אינו מקום רגיל או שקשה למצוא אותו. הוסף הערות רלוונטיות (כגון מה שאנשים צריכים להביא).

  • הזן את כתובת המיקום גם אם אתה חושב שהאורחים כבר יודעים היכן היא נמצאת.
  • לחץ על "שלח" בסיום.

עֵצָה:

הימנע מלעלות נושאים מעורפלים מדי, כגון "סיעור מוחות", מכיוון שזה לא מאפשר לאנשים לדעת בוודאות מה מטרת הפגישה. העדיפו דברים כמו "סיעור מוחות של ספקים למוצר החדש"

טיפים

  • עיין במייל או בהזמנה והשאיר אותו קצר ופשוט ככל האפשר.
  • השתמש בשפה מקצועית וידידותית.
  • לאחר שתסיים למלא את הכל, חזור ולבדוק את רשימת הנמענים כדי לוודא שכל מי שצריך להיות מוזמן נמצא בה.
  • הזן כתובות בשורת "עותק מוסתר:" אם אתה רוצה שלא יופיעו לכל הנמענים.

הודעות

  • אל תשלח את ההזמנה או הדואר האלקטרוני ללא תאריך, שעה ומקום על מנת לא לסכל אנשים או לקבל מבול של תגובות המבקשות מידע זה.
  • אל תכתוב הכל באותיות גדולות, מכיוון שזה נחשב למקבילה של צרחות והוא לא מקצועי.

מוּמלָץ: