כיצד להתכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי

תוכן עניינים:

כיצד להתכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי
כיצד להתכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי

וִידֵאוֹ: כיצד להתכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי

וִידֵאוֹ: כיצד להתכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי
וִידֵאוֹ: המסיבות הסגורות, הכסף הקל והמחיר הכבד: החשפנים מדברים 2024, מרץ
Anonim

אם אתה מתראיין כעוזר ניהולי, ישנן שיטות הכנה מסוימות שבהן תוכל לנקוט כדי לשים את הרגל הטובה ביותר שלך בשיחה עם משאבי אנוש ולהבטיח את הסיכויים הטובים ביותר לקבל את התפקיד. אין דרך "נכונה" להתכונן לראיון; ישנן אסטרטגיות בהן תוכל להשתמש כדי לשפר את "כישורי המרואיינים" שלך. בצע את השלבים הבאים כדי להתכונן לראיון עוזר מנהלתי.

צעדים

התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 1
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 1

שלב 1. למד אודות הפונקציות הכלליות של עוזר ניהולי

תזמן ותקליט פגישות, תטפל במערכות הגשה פיזיות ווירטואליות, תארגן רשומות, תנהל מסדי נתונים לריכוז מספרים והפקת דוחות, הפעל מערכת טלפונים רב-קויים והכן מסמכים כגון מכתבים, מיילים ותזכירים משרדיים.

התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 2
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 2

שלב 2. חקור את החברה

בעת הכנה לראיונות מכל סוג שהוא, עליך לדעת כמה שיותר על החברה לפני ביצוע הראיון. זה מראה למראיין שאתה בעל מוטיבציה ומתעניין בחברה - לא רק נואש לעבודה.

התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 3
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 3

שלב 3. הכירו את המשרה הפנויה

כל מעסיק מחפש שילוב אחר של כישורים, כישורים ותפקידים אצל עובד. חלק חשוב בהכנה לראיונות הוא לימוד הפרטים של הזדמנות העבודה שאתה מגיש. לדוגמא, מעסיק אחד עשוי להעריך את הדייקנות והסדירות מעל כל התכונות האחרות, ואילו אחר עשוי להעדיף יצירתיות, ראש פתוח וגמישות.

התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 4
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 4

שלב 4. הכינו תיאורים של הניסיון שלכם, הכישורים, החוזקות והחולשות שלכם

תוך שמירה על המשרה הספציפית, פיתחו הסברים קצרים ותמציתיים לנקודות מפתח אלה בראיון.

התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 5
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 5

שלב 5. למד את קורות החיים שלך

עליך להיות מסוגל לענות על שאלות ולהרחיב את המידע בקורות החיים שלך. בנוסף, קורות החיים שלך חייבים להיות עדכניים וחייבים לשקף את כישוריו של עוזר ניהולי.

התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 6
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 6

שלב 6. תרגל את כישורי הזנת הנתונים שלך

מקובל שמעסיקים מנהלים מבחני הזנת נתונים על מועמדים לעוזרים מנהליים במהלך הראיון. המשמעות היא שכבר כדאי לתרגל הקלדה (אותיות ולוח מקשים), תוך שמירה על תזמון ודיוק.

התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 7
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 7

שלב 7. גיבוש תשובות לשאלות ריאיון נפוצות של עוזר מנהלי

התכונן להפגין את הידע שלך בתחומים הבאים:

  • אתה אמור להיות מסוגל להסביר כיצד אתה מארגן ומנהל לוח זמנים יומי, כולל אילו כלים אתה משתמש, כיצד להגדיר את התזכורות שלך וכיצד להתמודד עם התנגשויות בלוח הזמנים.
  • שירות לקוחות הוא לרוב חלק חשוב בעבודתו של עוזר ניהולי, שכן ייתכן שיהיה עליך לטפל בשיחות טלפון, לשמש כמתווך בין הבוס שלך לאנשי קשר אחרים בעבודה ולברך את הלקוחות.
  • כעוזר ניהולי, ייתכן שתתבקש לטפל במידע חסוי. היו מוכנים להסביר במהלך ראיון כיצד אתם מתמודדים עם מידע רגיש ואילו צעדים אתם נוקטים כדי לשמור על בטיחותו.
  • לעשות מספר דברים בבת אחת הוא חלק חשוב בהיותך עוזר ניהולי, לכן הכין דוגמאות כיצד אתה מתמודד עם ריבוי תחומי אחריות בבת אחת. התמקדו בניהול זמן, ארגון והעברת משימות (במידת האפשר).
  • תצטרך להשתמש במגוון תוכנות וציוד משרדי כעוזר ניהולי. כחלק מהכנת הראיון, צור רשימה מלאה של היכולות שלך בתחומים אלה.
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 8
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 8

שלב 8. חזרו על התשובות שלכם

אינך צריך לשנן תשובות מילה במילה, אך עליך להרגיש בנוח עם שטף התשובות שלך לפני שאתה יוצא לראיון עוזר מנהלי.

התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 9
התכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי שלב 9

שלב 9. קבל תלבושת מתאימה

כמעט כל סוג של עסק, בכל סוג של סביבה, דורש את שירותיו של עוזר ניהולי; לכן, חשוב שתתלבשי בצורה המתאימה לעסק שאליו אתה מתראיין. התקשר לפקיד הקבלה ובקש את קוד הלבוש. בחר בגד שהוא תואר רשמי יותר מהאמור. לדוגמה, אם קוד הלבוש הוא עסקים מזדמנים, אז ציון גבוה יותר מהחולצות והחאקיות האופייניות יוסיף בלייזר למראה.

טיפים

  • כאשר אתה מרגיש בטוח עם ההכנה שלך, בקש מחבר לפעול כמראיין כדי לדמות את הראיון ולהעמיד את ההכנה שלך למבחן. אם אינך יכול לקבל עזרה ממישהו, התאמן מול המראה.
  • הקפידו להתחיל להתכונן לראיונות הרבה לפני הימים המתוכננים, כך שתהיו מוכנים לתת את המיטב כשיגיע הזמן.
  • שלח פתק תודה לכל מראיין תוך 48 שעות מרגע הראיון. השתמש בזה כהזדמנות להביע את העניין שלך בתפקיד, כמו גם להזכיר למראיין כמה מהכישורים הטובים ביותר שלך. אתה יכול לעשות זאת על ידי כתיבת משהו כמו "תודה שהקדשת מזמנך לראיין אותי. אני באמת מעוניין בהזדמנות הזו ואני בטוח שהכישורים הארגוניים שלי והניסיון שלי בניהול משרדים יהפכו אותי לתוספת נהדרת לצוות שלך”.

מוּמלָץ: